Functie

Wil jij een cruciale rol vervullen binnen de organisatie van de stafdienst van de provinciegriffier?

Als administratief medewerker ben je verantwoordelijk voor het efficiënt beheren van de agenda, het afhandelen van correspondentie en het verzorgen van vergaderingen. Met jouw ondersteuning bij projecten en zorg voor vertrouwelijke informatie, speel je een essentiële rol in het soepel verlopen van alle activiteiten binnen de stafdienst van de provinciegriffier.

Kom bij ons team en maak het verschil!

Doel van de functie

Je bent verantwoordelijk voor het beheren en organiseren van de agenda van de provinciegriffier, inclusief het plannen van vergaderingen, afspraken en evenementen Je handelt inkomende en uitgaande correspondentie, s en gesprekken af namens de provinciegriffier, waarbij prioriteit wordt gegeven aan belangrijke berichten Je ondersteunt bij de voorbereiding van vergaderingen, inclusief het verzamelen van relevante documenten, agenda's opsen en het verspreiden van notulen na afloop van de vergaderingen Je assisteert bij het verzamelen, organiseren en voorbereiden van documenten en dossiers die relevant zijn voor de taken van de provinciegriffier Je staat in voor de reisplanning en logistieke ondersteuning en regelen reisarrangementen, accommodaties en andere logistieke details voor de provinciegriffier bij dienstreizen en externe verplichtingen Je draagt zorg voor vertrouwelijke informatie en gegevensbeheer Je verzorgt nauwkeurige notulen tijdens vergaderingen en verspreidt deze binnen een afgesproken tijdsbestek Je ondersteunt bij specifieke projecten, zoals het coördineren van evenementen, het opsen van presentaties en andere taken die specifieke vaardigheden en aandacht vereisen

Vaktechnische competenties

Vlot kunnen werken met de gangbare MS-Office pakketten en vlot aanleren van specifieke softwarepakketten (o.a. Cobra); Beschikken over sterke redactionele vaardigheden opsen van s, briefwisseling,… ; Beschikken over goede communicatieve vaardigheden.

Jouw profiel

Voor de aanwerving

Op de uiterste inschrijvingsdatum

beschikken over een diploma secundair onderwijs één jaar aantoonbare en relevante werkervaring kunnen bewijzen Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern Brieven, verslagen, nota’s, ... opsen en redigeren Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
fonische oproepen en bezoekers filteren Dossiers behandelen en opvolgen (samensen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...) Professionele informatie en reglementering bijwerken
Documenten archiveren en klasseren Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...) Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en berichten beheren Aanbod

De jaarlijkse bezoldiging van een medewerker (niveau C-) gaat van ., euro tot ., euro (salarisschaal C, index inbegrepen).

Beschik je reeds over relevante ervaring voor deze functie? Dan is het mogelijk om erkenning te verkrijgen van jouw anciënniteit. Ook een gezonde work-life balance is belangrijk bij ons en daarom bieden wij een flexibel uurrooster en de mogelijkheid tot thuiswerk.

Daarnaast is er ook nog een interessant pakket aan extralegale voordelen

Maaltijdcheques (€ /dag) Vakantiegeld jaarlijkse vakantiedagen Eindejaarstoelage Hospitalisatieverzekering Tweede pensioenpijler Gratis openbaar vervoer voor woon- en werkverkeer Fietsvergoeding Uitgebreide opleidingsmodelijkheden Sportaanbod Mogelijkheid tot fietslease Solliciteren

Rebecca Vergote